Começando em Flow com Estruturas Libertadoras

Postado por DBC Company Em: Metodologia Ágil, Pessoas, Tecnologia Sem comentarios

Ainda é comum se ouvir e ver perguntas de por onde e como se começar o trabalho de facilitação e evolução em um novo time. Traduzindo, seja porque acabou de se tornar Scrum Master (Agile Master ou facilitador ou qualquer outro nome que inventem), mudou de empresa ou só mudou de time, ou tudo junto, você será a pessoa com o papel, a responsabilidade e o desafio de fazer com que seu novo grupo de pessoas se tornem um time e viva em constante busca por melhoria contínua. E para quem já teve alguma experiência nesse papel, sabe que não existe receita de bolo ou bala de prata para provocar e fazer com que as pessoas se engajem em suas jornadas. É preciso conhecer cada pessoa e o resultado da combinação entre elas para identificar os pontos fortes e fracos desse grupo e descobrir o caminho da mudança. E é aqui que reside a criticidade, ou a complexidade, e o segredo, pois independente da questão a ser trabalhada ou explorada, todo progresso se dá por meio de pessoas. Por isso ressalto duas importantes características de um facilitador: observação e soft skills. Mas não é tudo.

Recentemente numa conversa com nosso Agile Coach, Dionatan Moura, fui apresentado ao conceito de “Diagnóstico Quente e Frio”. E embora eu não conhecesse, eu sempre apliquei. Trata-se de diferentes abordagens e métodos de medir a evolução de um time. Para “Diagnóstico Frio” existem as métricas – velocidade, lead time, lead time breakdown, cycle time, touch time, waiting time, WIP, Throughput, etc, que são maneiras objetivas de se fazer leitura e análise. Já para “Diagnóstico Quente” já se criaram algumas ferramentas para auxiliar como Health Check, Team NPS, e o próprio Management 3.0 também possui, mas que basicamente apoiam e maximizam o poder de observação. Isto é, para isto não existe um passo a passo como em métricas, e sim, o que é fundamental é uma boa habilidade de análise e síntese, e claro, experiência ajuda consideravelmente.

No entanto, tanto para Diagnóstico Quente ou Frio, existe uma constante que pode ser de alto custo: tempo. Você vai precisar de tempo tanto para extrair métricas como para ter um parecer sobre a saúde e personalidade do time. Já é de consentimento da comunidade ágil que uma das melhores maneiras de iniciar esse trabalho é através de uma retrospectiva, independentemente se ela já é uma prática. Mas de que forma? Como extrair de um time suas principais dores? Como identificar qual o primeiro ponto a ser trabalhado? E como saber qual o primeiro passo dar? Eu já criei algumas ferramentas e dinâmicas para que eu pudesse pescar e descobrir as realidades dos times pelas quais iniciei. Algumas deram certo, outras nem tanto. E sempre que tive que começar em um time novo, esse era um tópico que exigia minha atenção.

Para minha sorte e felicidade (e paz) foi que eu me inscrevi e em março participei de uma imersão em Estruturas Libertadoras. Não vou explicar o que são Estruturas Libertadoras, mas para quem tiver curiosidade da experiência de imersão, basta ler este artigo  e para quem quiser saber mais a respeito, basta seguir meu amigo Jonatan Aguiar, que é referência no Brasil sobre o assunto.

Sendo assim, em junho desse ano, assumi uma área com o desafio de ajudar em sua restruturação bem como trazer agilidade para sangue do pessoal apoiando na transformação ágil da empresa. Nunca tinha visto aquelas pessoas, algumas talvez dei ou respondi um bom dia no elevador, fora isso, mais nada. E aí, o que vocês acham que eu fiz? Marquei uma retrospectiva.

Reservei a sala mais “cool” da empresa (ou a menos “boring”), e reuni todas a pessoas com as quais a partir daquele dia eu teria convívio diário. Me apresentei e falei que naquele espaço de tempo além de conhecê-los, eu estaria aplicando estruturas libertadoras com o intuito de me ajudar a ajudá-los a resolver seus problemas e apoiar na melhoria de eficiência e eficácia deles. E para mim essa é a principal beleza das estruturas: deixar com que as pessoas assumam o protagonismo de seus contextos, incluí-las independente de seu perfil ou personalidade, subjugar toda e qualquer hierarquia, dar voz a todos independente de qualquer variável de credibilidade que possa ser sutilmente imposta, e tudo isso de forma muito simples.

A segunda beleza das estruturas é o poder que elas têm de combinar entre si. E foi usando dessa beleza que eu combinei 3 estruturas.

A estrutura master ou principal foi uma adaptação da estrutura TRIZ, onde eu iniciei com o seguinte convite: “Quais são as coisas que fazemos hoje que vocês têm certeza que garantem o mal resultado a cada sprint ou entrega?”

Aqui eu poderia ter combinado uma outra estrutura, mas nesse primeiro momento deixei eles discutirem livremente. Como havia percebido e já existia uma certa intimidade entre eles, fiquei prestando atenção nas lideranças que já haviam emergido daquele grupo. Cerca de 30/40 minutos de discussão, eles chegaram a um consenso de 8 ou 9 itens.

Assim que fecharam a lista, fui para o segundo convite da estrutura, porém dessa vez puxando uma outra estrutura: 25/10 CROWD SOURCING. “Se você fosse dez vezes mais arrojado / corajoso, que grande ideia ou ação você recomendaria?”.

Depois de muita viagem e risada sobre o que seria ser “dez vezes mais arrojado”, a estrutura fluiu e depois de validarmos todas as ideias, tínhamos as 5 melhores ideias. E aqui já uma importante e espantosa observação: Todas as ideias já giraram em torno de um mesmo assunto.

Já na 3ª e última rodada, convidei-os novamente sob a seguinte pergunta: “Quais os passos você enxerga para que aquelas ideias saiam do papel e se tornem um fato? E quais oportunidades e desafios você enxerga no processo?”. E aqui já trouxe o grupo a fluir sob a estrutura 1-2-4-All.

Ao término dessa rodada, tínhamos 4 grupos expondo suas principais ideias, destacando as principais oportunidades e desafios. Nessa hora, legal é notar a postura e o sentimento de posse daquilo que eles construíram, a empatia e a cumplicidade gerada entre eles quando alguém diz algo que o outro esqueceu. São pequenos sinais de um time em processo de construção.

E eu? Bom, eu saí com um backlog para os próximos pelos menos 3 meses, e o mais importante: PRIORIZADO. Ou seja, eu já sabia meu primeiro passo. O que vem / veio depois disso? Dia seguinte, sprint seguinte! Hora de praticar! A partir daqui, era o meu dia a dia de quebrar barreiras e paradigmas, desmistificar agilidade e guiar o time. E o melhor, além de já saber do que eu precisava correr atrás e quem do time envolver, eu já tinha mais de 20 pessoas engajadas e comprometidas junto comigo, pois eles sabiam que eu estava correndo atrás daquilo que era interesses deles.

Para finalizar, algumas dicas. De fato, estruturas auxiliam e muito a facilitação, no entanto, observação ainda é primordial para ler o momento e o clima do grupo, pois o contexto pode pedir uma estrutura específica. Portanto, estudá-las é essencial principalmente se quiser combiná-las. Mesmo que já conheça a estruturas, procure relê-las, pois durante a leitura vários insights vão surgir. Também reforçando, estruturas libertadoras funcionam com qualquer tipo de pessoas e com qualquer nível hierárquico. Como disse antes, eles nivelam e dão voz a todos que participarem da estrutura. No entanto, o emprego soft skills e técnicas de facilitação podem ser solicitadas. Portanto, esteja preparado, afinal, são pessoas. E por último, ao contrário de mim, lembrem de tirar fotos. Momentos como esse pedem um registro!

Sobre as 3 estruturas libertadoras comentadas:

http://www.liberatingstructures.com.br/triz/

http://www.liberatingstructures.com.br/12-2510-crowd-sourcing/

http://www.liberatingstructures.com.br/1-1-2-4-all/

Por Thiago Mulek, Scrum Master na DBC Company

thiago.mulek@dbccompany.com.br

 

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