Como facilitar remotamente workshops colaborativos

Postado por DBC Company Em: Capacitação, Metodologia Ágil, Tecnologia Sem comentarios

Num momento onde todos estão trabalhando remotamente em suas casas, os times ficam distribuídos fisicamente e os workshops colaborativos que fazem parte do processo ágil de trabalho não podem parar. Por isso, nós do DBC AGIL viemos buscando melhores formatos de trabalho para facilitação remota para a inovação de nossos serviços.

No escopo de trabalho de facilitação remota, temos princípios necessários para a facilitação, ferramentas de suporte e as práticas que formam a dinâmica dos workshops.

Para a facilitação remota de workshops, temos os princípios:

 Inicialmente

Apresente-se. Nem todas as pessoas talvez saibam quem você é, e assim já gera uma empatia entre os participantes. Também peça para todos se apresentarem. Dessa forma, você como facilitador vai entender melhor o público. Durante a espera para iniciar o workshop, converse sobre coisas informais, assim já cria um clima menos informal.

Faça acordos

Fazer acordos sobre a dinâmica do evento. Peça para os participantes colocarem o microfone no mudo quando não falarem, principalmente quando houver uma quantidade grande de pessoas. Avise e combine os horários de uma forma flexível, incluindo pausas a cada 90min.

Foco no resultado

A dinâmica muda, mas o resultado deve se manter. Ou seja, o mesmo resultado que teríamos caso o workshop fosse presencial. Para isso, temos que pensar no processo, fazendo um balanceamento entre dinâmicas e ferramentas, para que andem em conjunto de uma forma fluída. Planeje as dinâmicas equilibrando a comunicação quente (por vídeo e/ou áudio) e a comunicação fria (texto/planilhas).

Algumas coisas mudam…

Nem tudo precisa ser feito com “post-its”. Muitas vezes utilizamos uma planilha, slides ou documentos de texto colaborativos. Também, nem tudo é necessário ser feito divido em grupos. Explore mais trabalhos individuais e com todos participantes. Não necessariamente todos precisam estar colocando a mão na massa. Muitas vezes, a dinâmica pode ser centralizada numa pessoa específica que conduza o processo. Quando o tempo for muito curto, crie atalhos. Ou seja, reduza o tempo mas mantenha uma “linha de costura” entre as dinâmicas.

Conte com um cofacilitador

Facilite em pares, quando possível. Quando o workshop tiver uma quantia considerável de participantes (a partir do número mágico 10). Quanto mais pessoas, maior a complexidade de facilitação. Para isso, planeje cada dinâmica com um facilitador responsável. É importante que facilitadores mantenham seus vídeos ligados, e os participantes também caso faça sentido. Quando houver um período longo de silêncio, valide se todos estão te ouvindo.

Ferramentas

Dentre das ferramentas de suporte para o workshop, existem as que servem para conversação e as que servem para trabalhos colaborativos. Para conversação, Zoom Meetings e Microsoft Teams são as mais utilizadas por nós da DBC. Para a comunicação direta entre os facilitadores, utilizamos Slack. Para colaboração dos participantes, utilizamos Google Docs, Google Slides, Google Sheets, Google Forms, Google Jamboard, Mural e Miro.

Dinâmicas

Dentre as diversas práticas e dinâmicas possíveis num workshop remoto, existem as principais categorias de quebra-gelo, brainstorming, votação e priorização. A maior parte das dinâmicas presenciais pode ser traduzida para o formato remoto.

Ao final do workshop

Faça uma revisão e/ou um showcase. Depois disso, discuta próximos passos para que tenha um alinhamento final. Colha feedback sobre o evento através de um Feedback Wall de uma forma rápida. Basta ter board colaborativo com três colunas: na primeira, o que foi bom. Na segunda, o que poderia ter sido melhor. Na terceira, ideias e sugestões.

Nós do DBC AGIL ficamos à disposição para serviços de facilitação de quaisquer tipos de workshop colaborativos. Fale com a gente!

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