No dia a dia de um designer, é muito comum surgir situações em que a aplicação de workshops para gerar ideias, insights e soluções se fazem necessárias. Os workshops são momentos ideais para que o time possa se reunir e expor seus pontos de vista e experiências, e assim gerar discussões ricas que podem facilitar o desenvolvimento de um determinado produto ou projeto.
Por isso, é super importante que o designer saiba como planejar um bom workshop e atuar como facilitador dessas agendas. Mas como fazer isso? Para te ajudar, vamos dar 10 dicas de como aplicar workshops eficientes com sua equipe.
1. Primeiro, é muito importante que você tenha entendido previamente, através de pesquisas, as necessidades apresentadas pelos stakeholders e usuários, e assim possa escolher a metodologia (Lean Inception, Design Sprint, Lean UX, etc) que melhor irá se adequar ao cenário e quais exercícios irá propor ao grupo;
2. É interessante manter um número de participantes não muito maior do que 10. Isso faz com que todos tenham tempo de expor suas opiniões. Para se manter dentro desse número, escolha bem um representante de cada área que faça sentido estar ali. Defina local, duração e datas com antecedência para facilitar que todos se preparem e possam estar presentes;
3. Prepare um material claro e objetivo sobre os dados coletados para que este possa ser apresentado na abertura do workshop. Dessa forma, você garante o alinhamento entre todos os participantes sobre a problemática e o objetivo a ser trabalhado, bem como evita expectativas errôneas;
4. Garanta que todos os participantes entendam as regras de cada exercício e que o grupo consiga realizar tudo dentro do tempo planejado para cada um deles. Ter por escrito o que será feito em cada exercício e o tempo de cada um acessível para que todos leiam pode ajudar no entendimento;
5. Faça com que todos os participantes se sintam à vontade e motivados a trabalhar mutuamente no desenvolvimento de uma possível solução. É importante que todos entendam seu papel nos exercícios propostos;
6. Tenha domínio sobre as técnicas e ferramentas que serão utilizadas. Estude antes como irá conduzir e prepare um roteiro do que irá falar para estar preparado no momento;
7. Saiba improvisar, tendo em vista que as coisas podem não ocorrer como planejado inicialmente. Devemos nos planejar para seguir o roteiro, mas estar prontos para mudar algo caso necessário;
8. Atue promovendo a colaboração entre todos os participantes, garantindo que todos possam expor suas opiniões;
9. Gerencie possíveis conflitos e medie discussões de forma imparcial. O facilitador do workshop precisa manter a imparcialidade sempre, evitando gerar resultados enviesados;
10. Esteja sempre atento às conversas para gerar provocações e ajudar os participantes a desenvolverem suas ideias através dos exercícios propostos.
No próximo artigo, vamos nos aprofundar um pouco mais em alguns dos tópicos citados acima, não perca!
